Versie 1.1, geldig vanaf 3 oktober 2026
De onderneming achter AuditNova wordt op dit moment ingeschreven in het handelsregister. Zodra die inschrijving rond is, staan de statutaire naam, het vestigingsadres, het KvK-nummer en het btw-identificatienummer hier vermeld. Tot die tijd is het e-mailadres hierboven het aanspreekpunt, en worden vragen en verzoeken daar binnen de wettelijke termijn behandeld.
AuditNova heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen; die verplichting geldt hier niet. Vragen over uw gegevens gaan langs het e-mailadres hierboven.
Deze verklaring gaat over de AuditNova Compliance Checker: de dienst waarbij u via een intake gegevens over uw vestiging opgeeft en van ons een rapport per e-mail ontvangt met de landelijke milieuregels die op die vestiging van toepassing zijn. Voor die verwerking is AuditNova verwerkingsverantwoordelijke. Dat staat ook in artikel 11.4 van onze algemene voorwaarden.
AuditNova bereidt daarnaast een verhuurdienst voor. Daarbij verwerkt AuditNova gegevens in opdracht van de klant en gelden een eigen verwerkersovereenkomst en een eigen regime. Die dienst wordt nog niet geleverd. Zodra dat wel zo is, komt daarvoor een aparte beschrijving; deze verklaring gaat er niet over.
a. Gegevens over uw bedrijf en vestiging. Handelsnaam, vestigingsadres, en de antwoorden die u bij de intake geeft over de activiteiten op die locatie. Bij een eenmanszaak of een personenvennootschap zijn bedrijfsgegevens tegelijk persoonsgegevens; daarom vallen ze hier ook onder.
b. Gegevens over de contactpersoon. Naam, e-mailadres, en telefoonnummer of functie voor zover u die opgeeft.
c. Documenten die u zelf aanlevert. Die worden bij het rapport bewaard en in de bijlage genoemd, maar niet inhoudelijk verwerkt (artikel 4.1 van de algemene voorwaarden). Wat u aanlevert bepaalt u zelf; lever niet meer aan dan voor uw aanvraag nodig is.
d. Gegevens rond bestelling, factuur en betaling. Ordergegevens, factuurgegevens en de status van de betaling.
e. Gegevens die bij het gebruik van de dienst ontstaan. Zoals het tijdstip van de aanvraag en de verzending van het rapport, en gegevens die het platform vastlegt om de dienst te laten werken en te beveiligen.
f. Gegevens die u via het aanvraagformulier op onze website opgeeft. Het formulier op auditnova.org/aanvraag stuurt uw antwoorden per e-mail naar info@auditnova.org en bewaart zelf niets. Het gaat om dezelfde soorten gegevens als hierboven onder a en b: uw naam, uw e-mailadres, uw organisatie, de vestigingen die u opgeeft en wat u daar doet. Uw factuurgegevens vragen wij pas bij de bevestiging.
Wij vragen bij de intake niet naar bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG en hebben die ook niet nodig.
a. Het rapport opstellen en aan u leveren, en met u communiceren over uw aanvraag. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met u (artikel 6, eerste lid, onder b, AVG). Bent u zelf niet de contractspartij maar de contactpersoon van die partij, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om de opdracht te kunnen uitvoeren en met een bereikbaar persoon te kunnen overleggen (artikel 6, eerste lid, onder f, AVG).
b. De betaling en de facturatie afwikkelen. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst, en voor de administratie zelf een wettelijke verplichting (artikel 6, eerste lid, onder b en c, AVG).
c. Voldoen aan wettelijke bewaarplichten, in het bijzonder de fiscale bewaarplicht. Grondslag: een wettelijke verplichting (artikel 6, eerste lid, onder c, AVG).
d. Een klacht of een aanspraak behandelen en ons zo nodig verweren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een deugdelijke afhandeling en bij het kunnen vaststellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering (artikel 6, eerste lid, onder f, AVG).
e. U één bericht sturen over een ander hulpmiddel, maar alleen als u daar zelf om vraagt. Na uw bestelling kunt u aanvinken over welke hulpmiddelen u later bericht wilt: een digitale KAM-coördinator, een generale repetitie van uw audit of een app voor auditoren. Niets is vooraf aangevinkt. Per aangevinkt onderwerp sturen wij u één bericht, op het moment dat het te bestellen is, en verder niets. Wij bewaren daarvoor uw e-mailadres, uw keuze, het tijdstip waarop u die maakte en de versie van de tekst die u toen zag. Grondslag: uw toestemming (artikel 6, eerste lid, onder a, AVG). U trekt die in met een mail naar info@auditnova.org; elk bericht zegt ook hoe. Intrekken is even eenvoudig als aanvinken en heeft geen gevolgen voor uw rapport.
Punt a tot en met d sluit aan op artikel 11.1 van onze algemene voorwaarden: de opgegeven gegevens en de aangeleverde documenten worden uitsluitend gebruikt om het rapport op te stellen en te leveren, om de betaling af te wikkelen en om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen. Wij gebruiken uw gegevens niet om u ongevraagd aanbiedingen te sturen en wij verkopen ze niet; een bericht krijgt u alleen als u daar onder e zelf om hebt gevraagd.
Wij schakelen de volgende dienstverleners in. Zij verwerken uw gegevens voor ons en niet voor eigen doeleinden.
a. Bubble (Bubble Group, Inc.) — het platform waarop de dienst draait. De gegevens die u bij de intake invoert, staan daar opgeslagen.
b. Twilio SendGrid — de verzending van onze uitgaande e-mail, waaronder de bevestiging en het rapport.
c. TransIP — het domein, de DNS en de mailbox info@auditnova.org waarmee wij uw berichten ontvangen.
d. Wordt bij de bestelling een betaaldienstverlener aangeboden, dan verwerkt die de betaalgegevens. De betaaldienstverlener is voor die verwerking zelf verantwoordelijk en bewaart de gegevens volgens zijn eigen voorwaarden.
Daarnaast verstrekken wij gegevens aan derden wanneer een wettelijke verplichting daartoe dwingt, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.
Bij het bepalen van de locatie van uw vestiging raadplegen wij de openbare kaart- en adresgegevens van PDOK (Publieke Dienstverlening Op de Kaart). Daarbij wordt het door u opgegeven adres opgezocht; er worden geen gegevens over u aan die dienst toegevoegd.
Een deel van de verwerking vindt plaats buiten de Europese Economische Ruimte. Het platform Bubble biedt opslag op servers binnen de Europese Unie uitsluitend aan op zijn hoogste abonnementsvorm; AuditNova maakt gebruik van een lagere abonnementsvorm. De doorgifte berust daarom op de standaardcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld en die het platform in zijn verwerkersvoorwaarden heeft opgenomen (artikel 46, tweede lid, onder c, AVG). Wij schakelen geen dienstverlener buiten de Europese Economische Ruimte in zonder een geldige grondslag voor doorgifte.
Wilt u weten welke waarborg voor een bepaalde dienstverlener geldt, vraag het ons dan via info@auditnova.org.
a. De bij de intake opgegeven gegevens, de door u aangeleverde documenten en het opgestelde rapportbestand bewaren wij tot twaalf maanden na levering van het rapport en verwijderen wij daarna. Zo staat het ook in artikel 11.2 van onze algemene voorwaarden.
b. Gegevens die wij op grond van de fiscale bewaarplicht langer moeten bewaren — in het bijzonder de facturen en de administratie — bewaren wij zolang die plicht duurt. Die gegevens gebruiken wij in die periode alleen nog voor dat doel.
c. Onze dienst kent geen online omgeving en geen account waaruit u het rapport later opnieuw kunt ophalen. Na de termijn onder a is het bestand bij ons verwijderd. Bewaar daarom uw eigen exemplaar. Bieden wij later wel een afgeschermde omgeving aan waarin u uw rapport zelf kunt ophalen, dan passen wij deze verklaring daarop aan voordat die omgeving in gebruik gaat. Dit staat ook in artikel 4.9 van de algemene voorwaarden.
d. U kunt op ieder moment vragen om eerdere verwijdering, via info@auditnova.org (artikel 11.3 van de algemene voorwaarden). Wat wij op grond van de wet moeten bewaren, blijft dan bewaard.
e. Uw keuze onder 3e bewaren wij tot wij het bericht over dat onderwerp hebben verstuurd of tot u uw keuze intrekt, en uiterlijk twee jaar na het aanvinken. Is een hulpmiddel dan nog niet te bestellen, dan vervalt uw keuze en sturen wij u niets. Deze termijn staat los van de termijn onder a: intrekken raakt uw rapport niet, en het verlopen van de termijn onder a raakt uw keuze niet.
Wij leveren het rapport per e-mail, met een link naar het bestand. Die link is persoonlijk en hij is niet met een wachtwoord beveiligd: wie over de link beschikt, kan het rapport openen. Deel hem daarom niet en stuur hem niet door aan wie het rapport niet hoort te zien. Na de bewaartermijn onder 6a is het bestand verwijderd en werkt de link niet meer.
Wij zeggen dit met zoveel woorden omdat wij vinden dat u het moet weten voordat u de link doorstuurt, en niet daarna.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en tegen onrechtmatige verwerking (artikel 32 AVG). Het verkeer met onze website en met het platform verloopt versleuteld. De toegang tot de gegevens is beperkt tot wat voor het leveren van de dienst nodig is. Wij beoordelen deze maatregelen periodiek opnieuw.
Vermoedt u een kwetsbaarheid of een datalek, meld het dan via info@auditnova.org. Wij reageren binnen veertien dagen inhoudelijk, en bij een ernstige melding eerder.
Het rapport komt tot stand door een geautomatiseerde vergelijking van de door u opgegeven activiteiten met ons register van wettelijke eisen. Die vergelijking gaat over uw vestiging en uw activiteiten, niet over een persoon. Er is dus geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen voor u of met vergelijkbare aanzienlijke gevolgen, in de zin van artikel 22 AVG.
Het rapport is een momentopname op de vermelde peildatum en wordt niet bijgewerkt. Alleen het bevoegd gezag stelt bindend vast welke regels en welke vergunningplicht voor uw vestiging gelden.
Wij gebruiken op deze website geen analyse- of trackingsoftware, geen advertentienetwerken en geen sociale-mediaknoppen die u volgen. Wij plaatsen zelf geen cookies om uw gedrag te volgen.
Eén ding hoort u wel te weten. De pagina's van deze website halen hun lettertypen op bij de lettertypedienst van Google (fonts.googleapis.com en fonts.gstatic.com). Daarbij wordt uw IP-adres aan die dienst doorgegeven. Dat is nodig om de lettertypen te kunnen leveren, maar het is een verstrekking aan een derde die zonder dat oproepen niet zou plaatsvinden. Wij zijn van plan de lettertypen op onze eigen server te plaatsen, zodat die verstrekking vervalt. Zolang dat niet gebeurd is, staat het hier.
U heeft het recht om:
Een verzoek stuurt u naar info@auditnova.org. Wij reageren binnen veertien dagen inhoudelijk en handelen het verzoek in ieder geval binnen een maand af. Is een verzoek ingewikkeld, dan kunnen wij die termijn verlengen; wij laten u dat dan binnen die maand weten, met de reden. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw verzoek te doen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is, of om een andere redelijke bevestiging van uw identiteit. Wij vragen u daarvoor nooit om een kopie van een identiteitsbewijs.
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten — dan lossen wij het op. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), of bij de toezichthouder van de EU-lidstaat waar u woont of werkt.
Wij passen deze verklaring aan wanneer de dienst of de verwerking verandert. De versie en de ingangsdatum staan bovenaan en onderaan deze pagina. Voor een aanvraag geldt de versie die op het moment van die aanvraag gold. Bij een wijziging die u raakt, melden wij dat bij de eerstvolgende bevestiging.